2.6.3 自动化脚本场景：识别值得自动化的任务
自动化的价值公式
不是所有重复任务都值得自动化。在动手之前，先算一笔账：
自动化价值 = 频率 × 单次耗时 × 持续年数
| 任务 | 频率 | 单次耗时 | 持续年数 | 每年节省时间 |
|---|---|---|---|---|
| 每周汇总5个部门的Excel | 每周1次 | 2小时 | 3年 | 104小时/年 |
| 每天发送日报邮件 | 每天1次 | 10分钟 | 2年 | 61小时/年 |
| 每月整理发票 | 每月1次 | 3小时 | 5年 | 36小时/年 |
| 每年做一次年终汇总 | 每年1次 | 8小时 | 10年 | 8小时/年 |
一般来说，每年能节省 20 小时以上的任务，就值得花时间自动化。
思维工具在自动化中的应用
| 思维工具 | 在自动化中要问的问题 |
|---|---|
| JTBD思维 | 这个任务帮我完成什么？我现在怎么做的？每次花多少时间？ |
| 逆向思维 | 什么情况下自动化会出错？文件格式变了？网站改版了？如何处理异常？ |
| 减法思维 | 先自动化最痛、最频繁的那一步，而不是一次性自动化整个流程 |
| 故事思维 | 完整描述使用场景：什么时候运行？在哪运行？结果保存到哪？ |
| 灵魂三问 | 谁用这个脚本？什么任务最痛？为什么值得花时间自动化？ |
值得自动化的任务特征
问自己这三个问题，每个问题打分（1-5分）：
| 评估维度 | 1分 | 3分 | 5分 |
|---|---|---|---|
| 频率 | 每年一两次 | 每月几次 | 每天/每周 |
| 单次耗时 | 5分钟以内 | 15-30分钟 | 超过30分钟 |
| 规则性 | 每次都不一样 | 大致相同但有变化 | 步骤完全固定 |
总分 12 分以上：非常值得自动化总分 9-11 分：可以考虑自动化总分 8 分以下：可能不值得花时间
评估示例
| 任务 | 频率 | 耗时 | 规则性 | 总分 | 建议 |
|---|---|---|---|---|---|
| 每周汇总部门Excel | 5 | 4 | 5 | 14 | 立刻自动化 |
| 每天检查邮箱并转发特定邮件 | 5 | 2 | 4 | 11 | 可以自动化 |
| 偶尔需要批量改文件名 | 2 | 3 | 4 | 9 | 可以做，但优先级不高 |
| 每年做一次年终PPT | 1 | 5 | 2 | 8 | 不太值得自动化 |
常见陷阱：一次性自动化整个流程
❌ 错误做法：
「我每天要下载5个平台的数据，合并成一张表，生成图表，然后发邮件给老板。我想把整个流程都自动化。」
问题：
- 5个平台的下载方式可能都不一样
- 有的可能需要登录、有的可能有验证码
- 一旦某个环节出错，整个流程就卡住了
- 开发难度太高，最后做不完
✅ 正确做法：
先自动化最痛的那一步。
| 步骤 | 耗时 | 难度 | 建议 |
|---|---|---|---|
| 下载5个平台数据 | 15分钟 | 高（需要登录、反爬虫） | 暂时手动 |
| 合并成一张表 | 30分钟 | 低（固定格式） | 先自动化这步 |
| 生成图表 | 10分钟 | 中 | 第二步自动化 |
| 发邮件 | 5分钟 | 低 | 第三步自动化 |
先把「合并Excel」自动化，能立刻节省一半时间。剩下的以后再说。
自动化需求描述模板
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## 任务背景
- 这个任务我多久做一次：[每天/每周/每月]
- 每次花多少时间：[X分钟/小时]
- 我已经做了多久：[X个月/年]
- 预计还会做多久：[X个月/年]
## 当前工作流程
请详细描述你现在是怎么一步步完成这个任务的：
1. 第一步：[具体操作]
2. 第二步：[具体操作]
3. ...
## 希望自动化的部分
本次只自动化：[选择最痛的1-2个步骤]
暂时不自动化：[其他步骤，说明原因]
## 文件/数据说明
- 输入：[文件位置、格式、命名规则]
- 输出：[期望的输出位置、格式]
## 可能出错的情况
- 情况1：[如某个文件不存在]
- 情况2：[如文件格式不对]
希望的处理方式：[跳过 / 报错提醒 / 等]实战案例：周报 Excel 汇总
场景
小张是部门助理，每周一要把5个小组的周报Excel合并成一份汇总表，发给部门经理。
小张的评估
| 维度 | 评分 | 说明 |
|---|---|---|
| 频率 | 5 | 每周一次 |
| 耗时 | 4 | 约40分钟 |
| 规则性 | 5 | 每周完全一样的操作 |
| 总分 | 14 | 非常值得自动化 |
小张的当前流程
- 打开「周报」文件夹，找到本周5个小组发来的Excel
- 逐个打开，复制「本周完成」「下周计划」两列
- 粘贴到汇总表的对应行
- 调整格式（字体、边框）
- 保存，发邮件给经理
小张给 AI 的 Prompt
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## 任务背景
- 频率：每周一上午
- 耗时：约40分钟
- 已做了1年，预计还会做2年以上
## 当前工作流程
1. 打开 D:\工作\周报\2024\12月\ 文件夹
2. 里面有5个Excel，文件名格式：XX组周报_1209.xlsx
3. 每个Excel的Sheet1都有同样的结构：
- A列：姓名
- B列：本周完成
- C列：下周计划
- 第一行是表头
4. 我需要把5个Excel的内容合并到一个汇总表
5. 汇总表要按小组分块，每个小组之间空一行
## 希望自动化的部分
自动合并5个Excel，生成汇总表。
暂时不自动化：发邮件（我想自己检查一遍再发）
## 文件说明
- 输入：D:\工作\周报\2024\12月\ 下的所有 .xlsx 文件
- 输出：在同一文件夹下生成「周报汇总_1209.xlsx」
## 可能出错的情况
- 某个小组没交周报（文件不存在）→ 希望跳过，但最后提醒我
- 某个文件格式不对（没有这三列）→ 希望跳过，并提醒我
请帮我写一个Python脚本，运行后自动完成汇总。这个 Prompt 好在哪里
| 特点 | 说明 |
|---|---|
| 频率和耗时清楚 | AI 知道这是值得做的任务 |
| 当前流程详细 | AI 知道要复制哪些列、格式是什么 |
| 文件位置明确 | AI 知道从哪读、写到哪 |
| 异常处理明确 | AI 知道遇到问题怎么办 |
| 范围明确 | 只自动化合并，不自动化发邮件 |
进阶场景
场景1：文件批量重命名
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## 任务
我有200张照片，命名是 IMG_0001.jpg 到 IMG_0200.jpg。
我想把它们重命名为「2024年12月-001.jpg」这样的格式。
## 希望的结果
- IMG_0001.jpg → 2024年12月-001.jpg
- IMG_0002.jpg → 2024年12月-002.jpg
- ...
## 文件位置
D:\照片\待整理\
请写一个Python脚本，运行后自动重命名。
运行前先列出「将会重命名的文件」让我确认。场景2：定时提醒
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## 任务
每天下午5点，提醒我「该写今日总结了」。
## 方式
弹出一个系统通知就行。
## 环境
Windows 11，Python已安装。
请告诉我怎么设置，让这个提醒每天自动运行。自动化自检清单
在运行脚本之前，检查这几点：
- [ ] 我测试过脚本在「正常情况」下能正确运行吗？
- [ ] 我测试过脚本在「异常情况」下（如文件不存在）的表现吗？
- [ ] 我有没有备份原始文件，以防脚本出错？
- [ ] 脚本运行后，我会检查结果再进行下一步吗？
- [ ] 我知道脚本做了什么，而不是「反正能用就行」吗？
核心要点
✓ 自动化之前先算账：频率 × 耗时 × 年数，值得才做
✓ 不要一次性自动化整个流程，先做最痛的那一步
✓ 把当前的手动步骤详细写出来，AI 才知道要自动化什么
✓ 想清楚「可能出错的情况」，脚本才能健壮